Σημειώνουμε ότι το ακαδημαϊκό μας ίδρυμα Alexander College, δεν διαθέτει εξ αποστάσεως προγράμματα. Επομένως, όσες τροποποιήσεις έχουν γίνει για εξ αποστάσεως μαθήματα και τελικές εξετάσεις, έγιναν με βάση τις ανακοινώσεις του Φορέα Διασφάλισης και Πιστοποίησης της ποιότητας της Ανώτερης εκπαίδευσης, σχετικά με τις «τελικές εξετάσεις σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης λόγω κορωνοϊού».

Για τις εξ αποστάσεως τελικές εξετάσεις χρησιμοποιούνται δύο μορφές, οι οποίες υλοποιούνται μέσα από την πλατφόρμα Moodle και χρησιμοποιώντας το εργαλείο οπτικής και ακουστικής επικοινωνίας Zoom.

Μορφές εξ αποστάσεως αξιολόγησης

Οι μορφές αξιολόγησης για εξ αποστάσεως αξιολόγηση, επιλέχθησαν με βάση τη φύση των μαθημάτων, καθώς και τις ιδιαιτερότητες του φοιτητικού πληθυσμού. Οι εναλλακτικοί τρόποι εξ αποστάσεως αξιολόγησης είναι

  • Η προφορική εξ αποστάσεως εξέταση (Υλοποιείται με μικρά ακροατήρια και η αξιοπιστία της διασφαλίζεται με τη μαγνητοσκόπηση και την ανάλογη ποιότητα των ερωτήσεων όπως καθορίζεται στο Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων με βάση το επίπεδο του προγράμματος).
  • Η αξιολόγηση με ανοικτά βιβλία (Γίνεται ενώ οι φοιτητές βρίσκονται στον προσωπικό τους χώρο, με μαγνητοσκόπηση και δίδεται συγκεκριμένος χρόνος σε όλους για απάντηση των ερωτήσεων).

Ταυτοποίηση Φοιτητών που αξιολογούνται εξ αποστάσεως

Κατά τη διάρκεια της τελικής αξιολόγησης χρησιμοποιείται συμβατική κάμερα. Κατά την εγγραφή κάθε φοιτητή, και με την δική τους συναίνεση, λαμβάνεται φωτογραφία προσώπου για έκδοση φοιτητικής ταυτότητας, η οποία κατά τη διάρκεια της τελικής εξ αποστάσεως αξιολόγησης ταυτοποιείται με το πρόσωπο εκάστου φοιτητή από τον επιτηρητή. Επιπλέον, η διαδικασία ταυτοποίησης ενισχύεται και από το γεγονός ότι η τελική εξέταση γίνεται με μικρά ακροατήρια, έτσι ώστε να υπάρχει έλεγχος. Σε καμία περίπτωση δεν ζητείται η χρήση ή/και η ταυτοποίηση τους με πολιτική ταυτότητα ή/και διαβατηρίου.

Συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Οι τελικές αξιολογήσεις, λόγω του γεγονότος ότι μαγνητοσκοπούνται, περιέχουν προσωπικά δεδομένα. Όπως προνοείται και στην ανακοίνωση του Φορέα Διασφάλισης και Πιστοποίησης της ποιότητας της Ανώτερης Εκπαίδευσης, αποθηκεύονται σε ασφαλισμένες ηλεκτρονικές βάσεις με δικαίωμα πρόσβασης μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα και στον Φορέα ΔΙΠΑΕ, για σκοπούς αποκλειστικά ελέγχου και διασφάλισης της ποιότητας της παρεχόμενης εκπαίδευσης και απορρέει από τον Νόμο που διέπει την ίδρυση, τη λειτουργία και τις αρμοδιότητες του Φορέα [136(Ι)2015 έως 35(Ι)2019]. Η φύλαξη δεν θα υπερβαίνει τα δύο χρόνια. Επιπλέον, γίνεται διαβίβαση σε τρίτες χώρες. (βλ παρακάτω «Διαβίβαση σε τρίτες χώρες)

Ο τρόπος διεξαγωγής της εξ αποστάσεως εξέτασης (έτσι ώστε να προστατεύονται τα προσωπικά δεδομένα κατά τη συλλογή και επεξεργασία τους) είναι ο εξής: Η αξιολόγηση γίνεται ζωντανά μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας Zoomκαι επιτηρείται. Η αξιολόγηση οπτικογραφείται, ηχογραφείται και αποθηκεύεται. Κατά την εξ αποστάσεως προφορική εξέταση, οι φοιτητές βαθμολογούνται και το βίντεο αξιολόγησης δεν τυγχάνει επεξεργασίας. Κατά την αξιολόγηση με ανοιχτά βιβλία, με την λήξη του χρόνου εξέτασης, οι εξεταζόμενοι ανεβάζουν στην πλατφόρμα τις απαντήσεις. Τότε αποθηκεύονται στην πλατφόρμα Moodle, και ο καθηγητής τα επεξεργάζεται για να παραδόσει τη βαθμολογία στη Registrar. Τα γραπτά τυπώνονται και παραμένουν αποθηκευμένα στην Registrar, μέχρι δύο χρόνια. Επιπλέον, παραμένουν αποθηκευμένα ηλεκτρονικά στον διακομηστή (server), στον οποίο έχει πρόσβαση με κωδικό, μόνο ο Headof Information Technology.

Τα παραπάνω ισχύουν για όσους κλάδους σπουδών θα διεξαγάγουν ηλεκτρονικά τις τελικές εξετάσεις. Για τους υπόλοιπους κλάδους που οι τελικές εξετάσεις θα γίνουν με φυσική παρουσία, ισχύει η μέχρι τώρα πολιτική απορρήτου του ακαδημαϊκού ιδρύματος.

Η επεξεργασία των δεδομένων σχετικά με τις εξ αποστάσεως εξετάσεις είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος. (άρθρο 6 (1)(α)(β) του ΓΚΠΔ). Οι αλλαγές στον τρόπο διεξαγωγής τελικών εξετάσεων (από εξετάσεις με φυσική παρουσία, σε εξ αποστάσεως εξετάσεις), έγιναν σύμφωνα με τις ανακοινώσεις του Φορέα Διασφάλισης και Πιστοποίησης της Ποιότητας της Ανώτερης εκπαίδευσης ΔΙΠΑΕ και τις οδηγίες του Υποργείου Παιδείας Πολιτισμού, Αθλητισμού και Νεολαίας.

Ασφαλιστικές δικλίδες/ Υπηρεσία cloud

Για την τελική αξιολόγηση χρησιμοποιείται υπηρεσία cloud (πλατφόρμα Moodle). Στην περίπτωση της προφορικής εξ αποστάσεως αξιολόγησης, τα βίντεο, αφού βαθμολογηθεί ο φοιτητής, αποθηκεύονται στον διακομηστή (όπου πρόσβαση μετά την παράδοση τελικής βαθμολογίας της προφορικής εξέτασης, έχει μόνο ο Head of InformationTechnology). Στην δεύτερη περίπτωση εναλλακτικής αξιολόγησης εξ αποστάσεως με ανοικτά βιβλία, μετά την αξιολόγηση της τελικής εξέτασης, αφού τύχουν επεξεργασίας από τους καθηγητές, οι οποίοι τα βαθμολογούν, τα αρχεία φυλάγονται στον διακομηστή, αλλά επίσης τυπώνονται και φυλάγονται όπου και οι μέχρι τώρα εξετάσεις, σύμφωνα με τις οδηγίες του Φορέα Διασφάλισης και Πιστοποίησης της Ποιότητας της Ανώτερης εκπαίδευσης. Οι καθηγητές έχουν υποχρέωση με το πέρας της διόρθωσης των γραπτών και αφού τα αποστείλουν στο αρμόδιο πρόσωπο να διαγράφουν από τον υπολογιστή τους οποιαδήποτε προσωπικά δεδομένα αφορούν τους φοιτητές.

Διαβίβαση σε τρίτες χώρες

Γίνεται διαβίβαση δεδομένων σε τρίτες χώρες. Το Alexander College με το βρετανικό πανεπιστήμιο CanterburyChrist Church University (CCCU) και University of the West of England (UWE Bristol) , συνεργάζονται στη βάση συμφωνίας κατά την οποία γίνεται παροχή κλάδων σπουδών του βρετανικού πανεπιστημίου, μέσω της συμφωνίας δικαιόχρησης. Επομένως, όσοι κλάδοι του CCCU στο Alexander College, διεξαγάγουν τελικές εξ αποστάσεως αξιολογήσεις, αυτές διαβιβάζονται στην πλατφόρμα του βρετανικού πανεπιστημίου έτσι ώστε να αξιολογηθούν. Η διαβίβαση των προσωπικών δεδομένων γίνεται με ασφαλιστικές δικλίδες των προσωπικών δεδομένων των φοιτητών, όπως έχουν καταρτισθεί στην εν λόγω συμφωνία και τα προσωπικά δεδομένα χρησιμοποιούνται μόνο για καθορισμένο σκοπό (αυτόν της αξιολόγησης των φοιτητών).

Ενημέρωση φοιτητών (υποκείμενα δεδομένων)

Τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν ενημερωθεί μέσω email, σχετικά με όλα τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στο άρθρο 13 του ΓΚΠΔ, αλλά και σχετικά με τη φύλαξη των εξ αποστάσεως τελικών εξετάσεων. Οι Κανονισμοί και Οδηγίες του Alexander College αναφορικά με την συλλογή και την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων έχουν διαμορφωθεί ως προνοεί ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων.Υπενθυμίζεται ότι το ακαδημαϊκό ίδρυμα Alexander College δεν διαθέτει εξ αποστάσεως κλάδους σπουδών. Για κάποια προσωπικά δεδομένα, έχει ήδη δοθεί συναίνεση κατά την εγγραφή των φοιτητών, με τη σύμφωνη γνώμη και υπογραφή τους.

Νόμιμη Εξεργασία

Τα στοιχεία συλλέγονται για καθορισμένους σκοπούς, για τους οποίους έχει ήδη ενημερωθεί η φοιτητική κοινότητα και εμπίπτουν στις αρχές που ορίζονται στο άρθρο 5. Οι αλλαγές αυτές έχουν γίνει μετά από τις έκτακτες ανακοινώσεις και οδηγίες του Φορέα Διασφάλισης και Πιστοποίησης της Ποιότητας της Ανώτερης εκπαίδευσης ΔΙΠΑΕ.

Εκτίμηση Αντικτύπου Προστασίας Δεδομένων

Έχουν παρθεί μέτρα για αποφυγή πιθανής διαρροής των προσωπικών δεδομένων, και χρήσης τους από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Τηρώντας όλα τα παραπάνω θα αποφευχθεί η αθέμιτη χρήση ή χρήση για άλλο σκοπό. Τα μέτρα αφορούν τη συλλογή, επεξεργασία και φύλαξη.

Το νέο δεδομένο στο ακαδημαϊκό μας ίδρυμα που αφορά την εξ αποστάσεως εκπαίδευση και τελικές εξετάσεις φέρνει επιπλέον πράξεις επεξεργασίας που χρειάζονται τη διενέργεια εκτίμησης αντικτύπου, σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων.

  • Η χρήση και εφαρμογή τεχνολογικών λύσεων (πλατφόρμα επικοινωνίας Zoom) απαιτεί ταυτοποίηση των προσώπων κατά την εξ αποστάσεως τελική εξέταση (εφόσον δεν υπάρχει φυσική παρουσία). Αυτό γίνεται μέσω της φωτογραφίας που δόθηκε με συναίνεση του φοιτητή, κατά την εγγραφή του στο ακαδημαϊκό ίδρυμα. Επιπλέον, μέσω της πλατφόρμας Zoom, η εξέταση βιντεοσκοπείται.
  • Τα σχετικά βίντεο, παραμένουν αποθηκευμένα για επεξεργασία, ενώ στη συνέχεια παραμένουν αποθηκευμένα μόνο στον διακομηστή, όπου πρόσβαση σ’ αυτά έχει μόνο ο Head of Information Technology, χρησιμοποιώντας κωδικό.
  • Οι καθηγητές, όπως και οι επιτηρητές, δεσμεύονται όπως διαγράψουν προσωπικά δεδομένα φοιτητών από τους προσωπικούς τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές που χρησιμοποιούν.
  • Η συλλογή προσωπικών δεδομένων γίνεται μόνο για εξυπηρέτηση του συγκεκριμένου σκοπού αξιολόγησης.
  • Δεν γίνεται διασύνδεση αρχείων και σε καμιά περίπτωση δεν συλλέγονται ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα ή δεδομένα εξαιρετικά προσωπικού χαρακτήρα.

Μέτρα Ασφάλειας

Όλα τα προσωπικά δεδομένα τα οποία είναι απαραίτητο να αποθηκευθούν για να υλοποιηθεί ο σκοπός συλλογής τους (εξ αποστάσεως αξιολόγηση),

  • Υποχρεωτικά αποθηκεύονται και πρόσβαση σ’ αυτά υπάρχει μόνο μέσω κωδικού (τα διαδικτυακά αποθηκεύονται στον διακομηστή και πρόσβαση έχει ο Head of Information Technology, τα γραπτά ακολουθείται η σύνηθης διαδικασία και πρόσβαση σε αυτά έχει μόνο η Registrar).
  • Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται μόνο για διάστημα εώς δύο ετών. Το ακαδημαϊκό προσωπικό μετά τη διόρθωση και την απονομή βαθμού αποθηκεύει τα γραπτά στον διακομηστή με ασφάλεια.

Οργανωτικά μέτρα ασφαλείας: Υπεύθυνος Ασφαλείας (Έχει ανατεθεί στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων η επίβλεψη της πολιτικής ασφαλείας) Οργάνωση / Διαχείριση προσωπικού (Έχουν δοθεί σαφείς οδηγίες/ εγγυήσεις στα μέλη του προσωπικού που εμπλέκονται στις τελικές εξ αποστάσεως εξετάσεις, για προστασία των προσωπικών δεδομένων) Διαχείριση πληροφοριακών αγαθών (Υπεύθυνος είναι ο Head of Information Technology) Εκτελούντες την επεξεργασία (Οι απαντήσεις σε προηγούμενες ερωτήσεις, διασαφηνίζουν ότι οι καθηγητές είναι οι εκτελούντες την επεξεργασία και δεσμεύονται για προστασία των προσωπικών δεδομένων. Αυτό έγινε μέσω email που τους έχει αποσταλεί.) Καταστροφή δεδομένων και αποθηκευτικών μέσων (Υπεύθυνος είναι ο Head of InformationTechnology)  Διαχείριση περιστατικών παραβίασης προσωπικών δεδομένων (Υπεύθυνος είναι ο Head ofInformation Technology)  Εκπαίδευση προσωπικού (Η εκπαίδευση, σχετικά με τη λειτουργία της πλατφόρμας επικοινωνίας Zoom, αλλά και της συλλογής και επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων έχει γίνει από τον Head ofInformation Technology).

Τεχνικά μέτρα ασφαλείας Τα τεχνικά μέτρα ασφαλείας τηρούνται από τον Head of Information Technology.

Μέτρα φυσικής προστασίας: Φυσική πρόσβαση σε εγκαταστάσεις και computer room (οι εκτελούντες την επεξεργασία υλοποιούν την εξ αποστάσεως τελική εξέταση από τον προσωπικό τους χώρο λόγω των έκτακτων μέτρων που λήφθησαν εν μέσω πανδημίας. Επιτρέπεται η πρόσβαση μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό (καθηγητές και επιτηρητές), ενώ η τελική εξ αποστάσεως εξέταση οπτικογραφείται και αυτό το αρχείο λειτουργεί ως απόδειξη). Έκθεση εγγράφων (οι φάκελοι με προσωπικά δεδομένα που εκτυπώνονται, φυλάγονται και δεν εκτίθενται σε κοινή θέα) Συσκευές αναπαραγωγής εγγράφων (συσκευές που χρησιμοποιούνται, όπως εκτυπωτές, προστατεύονται κατάλληλα, έτσι ώστε να μην υπάρξει διαρροή προσωπικών δεδομένων)

Παραβίαση Δεδομένων

Σχετικά με τον εντοπισμό περιστατικών παραβίασης δεδομένων, ισχύουν όσα αναφέρονται στην Πολιτική Απορρήτου της διαδικτυακής πλατφόρμας Zoom, αλλά και όσα ισχύουν στην Πολιτική Απορρήτου του ακαδημαϊκού ιδρύματος. Τα νέα προσωπικά δεδομένα, τα οποία συλλέγονται για αυτόν τον καθορισμένο σκοπό, συλλέγονται και επεξεργάζονται μόνο για αυτό τον σκοπό, και οι αλλαγές έχουν γίνει σύμφωνα και με τις ανακοινώσεις του Φορέα ΔΙΠΑΕ, λόγω των έκτακτων μέτρων.

Για απορίες ή/και διευκρινήσεις, μπορείτε να αποστείλετε ηλεκτρονικό μήνυμα στις διευθύνσεις dpo@alexander.ac.cy και a.prodromou@alexander.ac.cy.